HRM系统即人力资源管理系统，涵盖人才的“招聘”、“入职”、“在职”、“调岗”、“离职”等全生命周期管理的数字化信息化工具，本期文章介绍面对大量电子人事文件的签章方案。人事文件签章是企业人力资源管理客户高频且关键的环节，涉及劳动合同、入职登记表、离职证明、薪资确认单、保密协议等核心文件，其过程中存在诸多痛点，直接影响效率、合规性和管理成本。软航HRM系统电子签章解决方案可有效解决这些痛点，有效防止人事文件被篡改，保障文件的真实性、完整性、可用性以及安全性。方案整体架构如下图所示：HRM系统主要功能模块有：人员管理、招聘管理、绩效管理、薪酬管理、培训管理、考勤管理等诸多模块，涵盖人事管理全流程，通过将电子签章嵌入人事全流程里，可实现高效合规、无纸化运营，达到有效降本增效的目的。HRM系统覆盖招聘、入职、在职、调岗以及离职等阶段，系统里涉及签章需求的有多种人事文件，具体如下图所示：HRM系统涵盖的人事文件签章参考全流程如下图所示：1、HRM系统可以设置成招聘者扫码填写面试登记表，经面试官面试通过后，由应聘者通过HRM系统接入的电子签章服务签署背调授权书；2、企业背调通过之后根据应聘者填写的面试登记信息以及岗位信息以及报到需携带材料等录用信息，结合方案提供人文档数据填充能力生成录用通知书初稿，经HR确认后通过签章服务加盖企业公章；3、由系统将已盖章录用通知书通过短信等方式下发通知应聘者通过者；4、流程中涉及的背调授权书、录用通知书等需存档文件正常存档，需要查阅时通过方案提供的在线无痕查阅功能进行查阅。1、入职人员根据需要经HRM系统提交入职材料，通过方案提供的签章能力进行实习协议签订；2、实习通过后进行劳动合同签订，根据需要进行保密协议、竞业协议等的签订；3、HRM系统根据岗位具体情况生成已盖章入职告知书，员工的员工手册等文件和进行确认签字；4、HR可通过方案提供的批量签章能力实现对实习协议、劳动合同、各类入职协议等的批量加盖企业公章，提升工作效率；5、系统对流程涉及已签字盖章的合同、协议等电子文件进行存档，存档后文件可以通过方案提供的文件在线预览能力进行查阅。1、员工在职时会因各类事务需要在职证明、收入证明以及工作证明等加盖企业公章的证明文件，HRM系统可以根据员工申请的证明类型，调取员工对应数据借助方案提供的文件内容填充等功能生成对应证明文件，并自动加盖企业印章，实现员工自主申请办理、查看并下载，优化员工体验，提升效率。2、在职员工合同到期后，HRM系统可下发短信等提示员工续签合同，员工通过系统下发链接进入系统并进行合同续签；3、HR人员可在系统里借助方案提供的批量签章能力对多份续签劳动合同进行确认并自动加盖企业公章或合同专用章；4、HRM系统自动存档续签劳动合同等电子文件，系统用户在权限允许范围内可通过方案提供的文件在线预览能力查阅文件。企业内部人员岗位变动很常见，有企业直接安排以及员工个人申请调整等多种情形，以合同到期且员工个人有调岗意向为例子，调岗环节签章流程参考如下图所示：1、待调岗人员通过HRM系统里集成的软航OFFICE文档控件进行调岗申请书的填写，确认后定稿，HRM系统借助方案提供的流转版能力将文件转成版式文件，结合方案在线预览、签章能力实现在线签章；2、HR等对调岗申请进行审批，并对调岗申请书进行审批盖章，后由调岗员工进行调岗确认单的签字确认；3、调岗前期材料准备完毕后，由HRM系统根据待调岗人员、调岗信息等借助方案提供的文件数据填充等能力自动生成工作调动通知书、岗位异动通知函等文件，并自动加盖企业公章；4、调岗环节所有签字盖章文件由HRM系统存档，并根据用户权限结合方案在线预览能力供后续查阅。1、由即将离职人员经HRM系统提交离职申请书并确认签字；2、经HR等审批离职申请之后，离职员工进行离职工作交接办理，交接完毕在工作交接确认单上签字盖章，确保交接完成；3、HRM系统结合离职人员信息等，利用方案提供的数据填充等能力生成离职结算单并自动加盖企业公章，由已即将离职人员签字确认，就薪酬、福利、费用等各项事宜进行最终确认和结算，避免后续因 “是否结清” 产生争议；4、离职员工在线申请离职证明，HRM系统根据人员情况，借助系统离职模板与方案提供的数据填充能力生成已自动加盖印章人的离职职证明文件，供离职人员下载保存备用；【解决方案】软航电信行业文档安全解决方案，助力电信行业国产化
