软航WMS系统电子文件签章解决方案--助力仓储管理，提升效率

2025年09月10日 10:33

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WMS是Warehouse Management System的简称，即仓储管理系统。是通过数字化技术实现仓储作业全流程精细化管理的核心工具，旨在解决传统仓储 “效率低、库存乱、成本高、追溯难” 等问题。本期文章介绍软航产品在WMS系统里的应用——软航WMS系统电子文件签章解决方案。

传统仓储文件签章痛点

随着仓储管理系统的发展，传统仓储文件的签章问题日趋明显。主要体现在以下几个方面：

方案架构

软航WMS系统电子文件签章方案架构图如下所示：

仓储管理系统覆盖货物进出库、检验、调拨、领用、盘点、过磅、提货、出库等仓储管理的全环节。在这些环节中均会涉及电子文件签章，通过仓储管理系统与电子签章技术相结合，实现仓储单据的快速签署与查看。

本文简述仓储管理系统中电子签章的典型应用场景。

主要环节签章流程简介

入库环节签章应用

入库是仓储业务要点，涉及供应商、仓储方、采购方等多方协同，需快速确认货物信息、明确验收标准与责任。可能涉及送货单、验收单、入库单等单据的制作与盖章签名。

以入库单为例，签章流程参考图如下所示：

流程简介如下：

1、WMS系统对接货运系统获取物流信息并通知相关仓储人员准备收货。仓储人员根据订单信息、随车同行单（随货同行单）等进行货物确认，确认无误通过系统线上生成入库单；

2、仓储人员核对货物、入库单信息后确认签字，签字完成系统根据需要将入库单自动归档、并同步分发给财务部门、货运人员、以及相关协作人员用以做结算、卸货、入库存放等的依据。

在入库环节，可通过方案提供的产品的后台数据填充或前台数据填充等能力实现在线生成入库单并予以展示查看；

结合数字身份认证技术以及可信时间戳服务、人脸识别等技术对流程中各人员进行身份识别核验，确保签名/盖章的真实性与操作的不可抵赖性；

操作人员身份核验通过后，使用方案提供的签章API接口实现入库单等的入库单据的签章功能；

签章完毕的入库单据可随时利用方案提供的在线查看功能进行查验，电子印章可根据文件状态检验文件是否被篡改，若被篡改则直观提示不可信。

存档的单据可使用方案提供的在在线无痕阅读能力进行在线查阅。

调拨环节签章应用

调拨单是仓库间商品流通以及仓管员放货的重要凭证，通常涉及仓管人员、调入方、供货方三方的签字。调拨环节签章流程参考如下所示：

流程介绍如下：

1、业务人员根据需求在系统内发起调拨申请，由调拨负责人员审核调拨，确认签字后系统根据调拨申请单信息生成电子调拨单，调拨申请单由系统存档；

2、电子调拨单由系统推送至调入方，由相关人员确认并盖章后将其推送至供货方仓储管理员，供货方仓储人员依据调拨物品详情调拨物品出库；

3、供货方仓储管理员在物品出库单、调拨单以及货运随行单上签字，由系统统一加盖供货方公章后推送同步给申请调货方，同时将单据存档备查；

4、供货方出库完成后，货运人员经系统核验身份通过后在货运随行单等单据上进行签字以明确责任后进入运输环节，运输过程数据同步给申请调入方；

5、调入方收货人员根据调拨单、货运随行单等核对物品，确认无误后在调拨单上签字，系统将三方签字的调拨单存档，并发送通知以便后续各方的工作，调入方收货后即可进行入库环节的工作。

调拨环节的审批、签字、盖章环节均使用软航方案提供的电子签章能力，单据存档后的查看由方案提供的在线查看功能实现。

出库环节签章应用

出库环节是仓储管理的重要环节，该环节的签章流程参考如下图所示：

流程简介如下：

1、业务人员根据合同约定在系统内发起提货申请，系统在线生成电子提货单；提货审核人员经系统核验身份通过后，利用方案提供的签章能力在提货申请单上签名确认；

2、提货申请审核通过后，系统根据提货信息生成仓储提货单并发送给仓储管理人员，仓管员对提货内容进行确认并签字，签字后的提货单系统按需存档、同步通知相关人员准备装箱、上货、提货；

3、仓储人员根据提货单信息进行出库操作，提交出库申请单，由审核人员审核后盖章，系统随即生成出库单，出库单由仓储人员确认签字系统存档。

出库环节的单据在线生成可以利用方案提供的数据填充、文件内容填充等能力。

更多使用场景

仓储管理流程中涉及多种仓储单据，参考如下图所示：

方案价值

软航仓储管理系统电子文件签章方案，可有效解决传统签章的痛点问题：

缩短仓储事务处理周期，提升效率

涉及多岗位、多部门或跨地域审批签字单据在线制单、网上审批、在线签署，各类相关人员秒签、秒查；可批量盖章，无需耗费大量时间流转，快速高效。

降低成本、减少资源浪费

省去打印纸张、油墨、装订耗材等物料费用与物流成本，文件签署方便，系统根据人员职责权限直接推送无需专人负责，减少纸质文件存储整理使用的人力与存储成本。

文件安全、有效规避法律风险

仓储管理各流程全程数字化，文件签署结合多种校验技术时验证身份，有效保障签署的不可抵赖性，签署后文件有效防篡改、可追溯，可有效规避“代签”、“伪造” 等法律风险。

数据联动、提升协同管理效率

跨地域、部门以及外部协同均可随时随地快速完成；历史文件由仓储管理系统自动归档，查询方便；可与与其他业务数据联动，满足数字化仓储需求。

……

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